El campo “funciones de oficina que domina” aparece en muchas solicitudes de empleo para saber qué tareas administrativas puedes realizar en el día a día. En palabras simples, son tareas como archivar, redactar reportes o gestionar agendas, actividades clave para apoyar el flujo de trabajo de una empresa.
Este espacio le permite al reclutador saber qué puedes hacer para mantener la operatividad de un lugar de trabajo. Y aquí te dejamos ejemplos listos que puedes agregar a tu solicitud de empleo, según tu perfil y el puesto al que estás aplicando.
Las funciones de oficina son el conjunto de tareas administrativas y operativas que se realizan dentro de una empresa para su correcto funcionamiento. En esencia, sirven para mantener el orden, la comunicación y el flujo del lugar de trabajo.
Pero no hay que confundir funciones con habilidades. Si bien se relacionan, son diferentes:
Funciones. Es lo que haces, por ejemplo, redactar documentos, atender llamadas, elaborar facturas.
Habilidades. Es tu capacidad para ejecutar esas tareas (tu método y calidad). Por ejemplo, atender con amabilidad, organizar, capturar datos con rapidez.
Esta sección dentro de la solicitud de empleo es clave porque los reclutadores quieren ver acciones concretas que ya sabes realizar.
En el campo de funciones, debes mencionar labores de oficina específicas como:
Archivo y control de documentos: Clasificación física y digital de expedientes y contratos.
Redacción de documentos: Elaboración de oficios, correos profesionales, informes y comunicados internos.
Atención al cliente: Recepción de llamadas, canalización de solicitudes y seguimiento a casos.
Gestión de agenda: Coordinación de reuniones y eventos.
Captura de datos: Actualización de bases de datos, directorios y reportes de control.
Recepción y envío de paquetería: Registro de entradas/salidas, entrega interna y control de comprobantes.
Control de inventario de suministros: Revisión de existencias, reposiciones y solicitud de material.
Gestión de correo y correspondencia: Recepción, filtrado, distribución y respuesta de correos.
Uso de herramientas de ofimática: Manejo de Word, Excel y PowerPoint.
Operación de equipo: Impresión, escaneo y fotocopiado de documentos.
Coordinación con proveedores: Solicitud de cotizaciones, seguimiento de pedidos y confirmación de entregas.
Apoyo a facturación básica: Organización de comprobantes y soporte administrativo cuando se requiera.
Organización de archivos compartidos: Estructura de carpetas, nomenclatura y gestión de permisos.
Seguimiento de pendientes administrativos: Bitácoras, recordatorios y control de entregables internos.
Apoyo logístico interno: Coordinación de mensajería, insumos y necesidades operativas del equipo.
Estos son algunos ejemplos de lo que se considera labores de oficina, descritas con palabras claras.
Ahora, no tienes que incluir 30 funciones en tu solicitud de empleo, añadir máximo 12 - 15 es suficiente. Lo importante es la calidad, no la cantidad.
El mercado laboral siempre está en movimiento. Apenas arranca el 2026 y un informe de nvinoticias indica que un 19% de trabajadores mexicanos planea buscar activamente nuevas oportunidades laborales.
Escribir tus tareas administrativas con claridad puede marcar la diferencia al momento del filtro inicial. La clave es anotar en la sección “funciones de oficina que domina” lo que sabes hacer y con qué nivel de detalle, sin rodeos.
Para que este bloque te ayude a conseguir la entrevista, sigue estas reglas:
Escribe entre 5 y 8 funciones. Elige tareas que puedas sostener con ejemplos. Evita palabras sueltas tipo: organizado, puntual, proactivo, responsable. Eso va en el apartado de soft skills.
Usa verbos de acción y especificidad. Cada función debe explicar qué haces y en qué, evitando palabras genéricas. Por ejemplo, añadir “Elaboración y actualización de reportes en hojas de cálculo” en lugar de: “Excel”.
Adapta el contenido al puesto. La respuesta no solo debe ser breve y específica, también tiene que estar alineada al puesto.
En algunos casos pueden pedirte carta de trabajo y constancia laboral para verificar tu experiencia. Así que, trata de ser lo más transparente posible con lo que escribas, que se pueda respaldar como cuando te piden un comprobante de ingresos.
Si no sabes por dónde empezar, aquí tienes bloques listos para usar según tu perfil profesional:
Atención y recepción de mensajería.
Escaneo y digitalización de documentos.
Apoyo en la organización de archivos físicos.
Atención básica de llamadas telefónicas.
Atención telefónica y canalización de llamadas.
Control de acceso de visitantes y proveedores.
Coordinación de agenda y salas de reuniones.
Redacción de correspondencia institucional.
Archivo y control de documentos (físico y digital).
Captura de datos y actualización de registros.
Elaboración de reportes administrativos (tablas y concentrados).
Coordinación de agenda y apoyo en reuniones (confirmaciones y minutas).
Administración de agenda ejecutiva y coordinación de reuniones.
Elaboración de minutas y seguimiento de acuerdos.
Control de comprobaciones y apoyo en gestión de viáticos.
Atención y seguimiento a clientes o asuntos prioritarios.
Si el puesto exige un nivel superior, destaca capacidades como la gestión del tiempo, y priorización de tareas. Al igual que aquellas que aseguren la continuidad operativa para que la oficina funcione sin interrupciones.
Con esto, ya tienes una base lista para usar según tu perfil. Solo cambia lo necesario y, si aplica, menciona herramientas o procesos que sí manejas. Así tu respuesta queda clara, creíble y alineada a lo que suelen buscar los reclutadores.
Si también vas a adjuntar una carta de presentación, usa 2–3 funciones y conviértelas en ejemplos concretos para que tu postulación no suene genérica.
Puedes probar el Método STAR para explicar mejor tus funciones y, de paso, te sirve para prepararte para la entrevista.
Aparte de las actividades de oficina, incluye las herramientas que utilizas para realizarlas, por ejemplo:
Software: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook (correo y calendario), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive).
Hardware: impresoras multifuncionales, escáner, fotocopiadora, conmutador telefónico.
Plataformas: Zoom y Microsoft Teams para coordinación de reuniones remotas.
Sé honesto con el nivel que dominas en cada herramienta. Algunos creen que añadir el “nivel avanzado” puede aumentar las probabilidades de encontrar un empleo. Pero los reclutadores suelen detectar inconsistencias muy rápido. Si no lo puedes demostrar con tareas concretas, no lo hagas.
Para completar la sección “Funciones de oficina que domina” en tu solicitud, no tienes que inventar ni usar frases complicadas. Lo que realmente funciona es listar actividades de oficina concretas, redactarlas con claridad y adaptarlas al tipo de puesto al que estás aplicando.
Con una lista bien aterrizada y las herramientas que utilizas, tu perfil se entiende rápido y transmite confianza.
Una buena respuesta deja claro qué sabes hacer y cómo puedes aportar desde el primer día.
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Son las actividades diarias administrativas que permiten que una empresa funcione correctamente. Se enfocan en acciones concretas que realiza una persona, desde contestar correos y llamadas hasta organizar y archivar expedientes.
Debes listar tareas administrativas que sepas hacer y, de preferencia, escribirlas como acciones claras (con verbo o sustantivo de acción). Por ejemplo: Archivo y control de documentos o redacción de documentos y reportes.
Mencionar entre 5 y 8 funciones puede ser suficiente para mostrar tu experiencia, sin saturar la solicitud de empleo. Si tienes poca experiencia, usa 4-6; si es un puesto senior, máximo 12-15, y alineadas a la vacante.
No. Las funciones son las labores que realizas (archivar, redactar, etc.) y las habilidades son tu capacidad para hacerlas bien (organización, comunicación efectiva). En la solicitud de empleo, son secciones separadas..
Enfócate en tareas básicas que puedas sostener: manejo de computadora, atención telefónica, organización de documentos o recepción de mensajería. En caso de que las hayas realizado en prácticas o cursos, acláralo en tu solicitud.
Fuentes:
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