¿Te pidieron un certificado laboral para un crédito, una visa o un nuevo empleo y no sabes por dónde empezar? No estás solo. Muchos se topan con esta solicitud justo en el momento clave… y el trámite se convierte en una piedra en el zapato.
En este artículo te explicamos cómo conseguirlo fácilmente, qué debe contener, quién debe firmarlo y qué hacer si te lo niegan. Además, compartimos unas plantillas listas para usar que te van a ahorrar tiempo y dolores de cabeza.
En Colombia, el certificado laboral (también llamado constancia laboral) es un documento oficial y obligatorio que el empleador debe entregar al trabajador cuando éste lo solicita.
Su función principal es certificar el vínculo laboral: en qué empresa trabajaste, qué hiciste y cuánto tiempo estuviste.
Es muy fácil confundirlo con otros papeles como:
Carta de recomendación laboral: expresa una opinión personal sobre tu desempeño.
Carta de presentación laboral: acompaña tu hoja de vida.
Carta de renuncia laboral voluntaria: es la que tú redactas cuando decides terminar el contrato.
Pero cada uno cumple un propósito distinto.
Este documento suele ser requerido en situaciones como:
Solicitar un crédito bancario o hipotecario.
Abrir una cuenta en una entidad financiera o fondo de pensiones.
Aplicar a una nueva oferta laboral (sobre todo si es para validar experiencia).
Pedir una visa (por ejemplo, visa americana) o residencia en otro país.
Postularte a una beca o posgrado.
Arrendar un apartamento.
Y la mejor parte: es tu derecho exigirlo. Así lo establece el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo.
En muchos casos no hay segundas oportunidades cuando entregas un documento ante una entidad bancaria o embajada, asegúrate de que tu certificado laboral tenga todo esto:
Nombre o razón social de la empresa.
Nombre completo del trabajador.
Cargo desempeñado.
Fecha de ingreso y, si aplica, de retiro.
Tipo de contrato (indefinido, a término fijo, prestación de servicios).
Salario devengado.
Funciones principales (incluso si no están en el contrato).
Firma del representante legal o encargado de RRHH.
Papel membreteado y con datos de contacto de la empresa.
La Corte Constitucional ha sido clara: no basta con poner “cargo: auxiliar contable”. Hay que detallar funciones específicas, pues esto le permite al futuro empleador o entidad entender tu experiencia real.
Si vas a aplicar a una visa, asegúrate de que tu constancia laboral sea más completa de lo habitual. Generalmente debe incluir:
Membrete y datos completos de la empresa.
Cargo actual o último, fecha de ingreso y si sigues activo.
Salario mensual o anual.
Jornada laboral y tipo de contrato.
Breve descripción de funciones.
Nombre, cargo, firma y datos del responsable que emite el documento.
Fecha de emisión reciente.
En algunas embajadas (como la de EE.UU.), piden que se mencione si tienes permiso para ausentarte del trabajo durante tu viaje y que se incluya una frase sobre tu intención de volver al país.
Si vas a usar el certificado para un crédito o trámite importante, puedes anexar un desprendible de pago reciente.
Este documento -también conocido como colilla de pago o comprobante de nómina- certifica que efectivamente recibiste ingresos. Algunas entidades lo piden para verificar que el salario declarado en el certificado no es solo “de papel”.
Por ejemplo: cuando aplicas a un crédito universitario como deudor o codeudor, el banco puede solicitar no solo tu certificado laboral, sino también tu último desprendible de pago. Es un respaldo extra que demuestra tu capacidad de asumir el compromiso económico.
¿Y si soy independiente o freelancer?
Si trabajas por prestación de servicios, puedes pedirle a tu cliente una constancia laboral de prestación de servicios. Esta debe incluir:
Nombre o razón social del contratante.
Fechas de inicio y fin del contrato (o si es vigente).
Actividades desarrolladas o servicios prestados.
Valor mensual o total del contrato.
Según el Decreto 1083 de 2015, si tu jornada fue menor a 8 horas diarias, debes sumar todas las horas trabajadas y dividirlas por 8 para que se contabilice correctamente tu tiempo de experiencia.
Aquí va el paso a paso para pedir tu certificado laboral sin enredos:
Identifica al responsable. En empresas grandes es RRHH; en otras, puede ser tu jefe directo.
Haz una solicitud formal. Puedes hacerlo por correo o presencial, con tono respetuoso y claro.
Especifica el tipo de certificado. Di si es para visa, crédito, postulación laboral, etc.
Pide que incluyan funciones, salario y fechas exactas. Si omiten esos datos, podrían rechazártelo.
Incluye tus datos personales. Nombres, cédula, cargo actual y contacto.
Revisa y solicita correcciones si es necesario. No te conformes con un documento incompleto o mal redactado.
Si tu antiguo empleador ya no existe, hubo cambio de administración o hubo sustitución patronal, tienes derecho a solicitarlo al empleador actual si hubo continuidad laboral.
Tanto si eres un freelancer que redacta certificados laborales para una empresa como si eres un trabajador que quiere solicitar su propia constancia laboral, acá te dejo unas plantillas listas para usar:
Pros | Riesgos o puntos a cuidar |
Aportan formalidad y seriedad en cualquier trámite. Otorgan credibilidad frente a instituciones financieras, educativas o migratorias. Son herramientas clave para demostrar estabilidad laboral en solicitudes de visa, créditos o arrendamientos. | Errores en los datos pueden invalidar el documento. Las firmas no autorizadas o incompletas que resten validez. Riesgo de falsificación si no se utiliza papel oficial o membrete. |
Recomendaciones:
Para reducir posibles riesgos y garantizar la autenticidad del documento, conviene:
Usar papel membretado oficial de la empresa.
Asegurarse de que la fecha esté actualizada.
Incluir la firma y cargo de un responsable autorizado.
Solicitar revisión por el área de Recursos Humanos antes de entregarla.
Contar con estos tipos de documentos puede marcar la diferencia en trámites importantes.
Si quieres organizar mejor la información y dar claridad a cada formato, no estaría de más apoyarte en recursos visuales. Gracias al internet puedes usar programas para crear diagramas de flujo, por ejemplo, que facilitan la gestión de documentos online.
Un certificado laboral en Colombia es un documento clave en el mundo profesional y administrativo. Su importancia radica en que funciona como aval de tu experiencia y relación laboral. De estar bien elaborado, transmite confianza y credibilidad sobre tu trayectoria.
Además, hay muchos modelos que puedes usar como referencia. De esta manera, puedes gestionar tu tiempo y asegurarte de que la carta o constancia contenga los datos correctos.
También puedes administrar tus finanzas con DolarApp, sobre todo, si tienes ingresos en dólares o euros digitales. Contamos con un tipo de cambio justo para comprar/vender divisas y puedes enviar o recibir USDc y EURc de forma fácil y rápida.
Puede firmar el jefe directo del área en cuestión, un representante de recursos humanos, el representante legal de la empresa o alguna otra persona que sea formalmente delegada.
No existe un tiempo límite legal u oficial que determine la vigencia de un certificado laboral, respecto a su fecha de emisión. Sin embargo, es común que las instituciones financieras, embajadas y empleadores soliciten documentos con no más de 30 días de antigüedad, o en algunos casos hasta 60 días.
Si una empresa en Colombia se niega a entregar la constancia laboral, está incumpliendo una obligación legal establecida en el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. En ese caso, el trabajador puede hacer la solicitud por escrito, invocar su derecho de petición (que aplica incluso frente a empresas privadas), y si no obtiene respuesta, puede presentar una queja ante el Ministerio del Trabajo o, si hay afectación de derechos fundamentales, interponer una acción de tutela. La Corte Constitucional ha reiterado que este certificado no es opcional: es un derecho del trabajador.
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